كيفية كتابة خطاب توصية للمنحة الدراسية (نصائح، قالب، أمثلة)

 تعتبر خطابات التوصية الأكاديمية والمهنية حاسمة في العديد من عمليات القبول لبرامج الدراسة الدولية والعديد من طلبات المنح الدراسية. ولهذا السبب سأقدم لك أفضل النصائح التي ساعدتني وعملائي على الدراسة والفوز بمنح دراسية في الخارج.

(toc)

ما هو خطاب التوصية للمنحة الدراسية؟

خطابات التوصية أو المراجع في العمليات الأكاديمية والمنح الدراسية هي وثيقة يصف فيها طرف ثالث  هويته، ويشرح كيف يعرفك ويعطي الأسباب التي دفعته إلى التوصية بك لبرنامج الدراسة أو المنح الدراسية المعني.

وبهذه الطريقة تسعى المؤسسة أو الجهة المقدمة للمنحة للحصول على رأي ثانٍ فيما تقترحه، وبالتالي التحقق من شخصيتك وأدائك. بمعنى آخر، تتمثل الوظيفة الرئيسية لخطاب التوصية في تأكيد المعلومات التي قدمتها في المستندات الأخرى (مثل السيرة  الذاتية  وخطاب  التحفيز  ) والحصول على معلومات إضافية حول ملفك الشخصي.

من يجب أن يكتب خطاب توصية للمنحة الدراسية؟

على عكس ما يُعتقد عمومًا، لا يلزم كتابة خطابات التوصية من قبل "أشخاص مهمين" مثل عميد الكلية أو المدير العام للشركة التي عملت معها.

ترغب المؤسسات في الحصول على رسائل من  الأشخاص الذين كانوا على اتصال مباشر بك ويعرفون شخصيتك وأدائك بشكل مباشر . لذلك، عند اختيار مرجع، من الأفضل اختيار الأساتذة أو المشرفين على الأطروحات أو الرؤساء أو في بعض الحالات زملاء العمل.

ملاحظة:  قد لا يعرف هؤلاء الأشخاص كيفية كتابة خطاب، ويريدون التأكد من أنهم يقدمون لك ما تحتاجه و/أو ليس لديهم الوقت لكتابته. لذلك سيُطلب منك تقديم التوجيهات لهم وحتى في بعض الحالات أن تكتب خطاب توصية وتجعلهم يقرأونه ويوقعونه لاحقًا. لذلك يمكنكم مشاركة و/أو أخذ النصائح التالية بعين الاعتبار:

نصائح رأسية لرسالة التوصية

التاريخ الأخير:  تجنب تسليم الرسائل التي طلبتها مسبقًا لمكالمات أخرى وتكون عامة.

العنوان أو الدافع:  "خطاب توصية" أو "مرجع"

تستهدف بشكل خاص مقدم البرنامج/المنحة الدراسية:  يجب أن يوضح خطاب التوصية بوضوح الجهة التي تُظهر التخصيص والأهمية بالنسبة له. ولهذا السبب من المهم تجنب أشياء مثل: "لمن يهمه الأمر". بعض الأمثلة الجيدة هي:

• “الزملاء كلية العلوم الاقتصادية…”
• "أعضاء لجنة القبول ..."
• "جامعة ال …."

نصائح المحتوى لرسالة التوصية

يجب أن يحتوي خطاب التوصية الخاص بك على العناصر التالية:

السبب:  يوضح لك الشخص الذي يوصيك أسباب ذهابك ويذكر صراحة البرنامج الذي يوصيك به.

من هو وكيف يعرفك:  يجب على الشخص الذي يوصيك أن يذكر منصبه والمؤسسة التي يعمل بها والعلاقة التي تربطه بك. على سبيل المثال:

• "كمدرس لمقرر العلاقات الدولية في الجامعة الوطنية..."
• "كان ديفيد تلميذي في صف..."

وصف البرنامج أو العمل:  من المهم أن يوضح المرجع للقارئ طبيعة البرنامج أو العمل الذي يقوم به الشخص الذي يوصي به. وبهذه الطريقة نعطيها الأهمية التي تستحقها. على سبيل المثال:

• “يتطلب برنامج الهندسة الميكانيكية حوالي 20 ساعة دراسية…”
• "العمل الجماعي ضروري لتطوير هذه الأنشطة..."
• "إنه منصب ينطوي على الكثير من المسؤولية منذ ..."

أسباب توصيته لك: مرتبطة جدًا بالبرنامج السابق، هنا يصف الشخص الذي يوصيك شخصيتك ومهاراتك الأكاديمية و/أو المهنية التي تجعلك المرشح المثالي للبرنامج الذي تتقدم إليه. على سبيل المثال:

• "بيبي أظهر.. وحسن التعامل مع....."
• "خلال الوقت الذي عملت فيه خوانا معي، برزت بالنسبة لها.... ي…."
• “أنا أتعرف على بيبي كشخص….,…. ي….."
• "تمكنت جوان..."

تعزيز التوصية:  في الجزء الأخير من الرسالة، يجب على الشخص الذي يوصيك أن يؤكد أنك الشخص المناسب للبرنامج الذي تتقدم به بأشياء مثل:

• "أنا متأكد من أن بيبي سيضيف قيمة كبيرة لبرنامج ... ... والجامعة x"
• "أعتقد بقوة أن خوانا... .."
• "وهو أيضاً... و..."

لمزيد من المعلومات والفصل:   من الجيد أن يكون الشخص الذي يوصيك منفتحًا للإجابة على أسئلة لجنة الاختيار وبالتالي يجب عليه إثبات ذلك في نهاية الرسالة بأشياء مثل:

• "لمزيد من الأسئلة لا تتردد في الاتصال بي"
• "سأكون على استعداد لحل الأسئلة التي قد تكون لديكم"

نصائح للحصول على خطابات توصية جيدة جدًا للمنح الدراسية

اطلبها في الوقت المناسب:  من المرجح أن يكون لدى الأشخاص الذين سيكتبون خطاب التوصية الخاص بك العديد من المسؤوليات، وبالتالي سيحتاجون إلى شهر واحد على الأقل لكتابة خطاب التحفيز الخاص بك. ضع في اعتبارك هذا الوقت والموعد النهائي لتقديم الطلبات حتى تتمكن من إرسال جميع الوثائق الكاملة في الوقت المحدد.

شارك سيرتك الذاتية وخطاب التحفيز مع هؤلاء الأشخاص:  من الناحية المثالية، يعرف الأشخاص الذين سيكتبون خطاب التوصية الخاص بك ما قمت به ودوافعك لتكون جزءًا من البرنامج الذي تتقدم إليه. ولذلك يوصى بشدة أن تلتقي بهم لمشاركة خبراتك وخططك، أو لمشاركة المستندات مثل سيرتك الذاتية وخطاب التحفيز.

بالنسبة لخطابات التوصية الأكاديمية:  إذا كنت قد تخرجت منذ أكثر من عامين ولم تظل على اتصال مع أساتذتك، فيجب عليك توخي الحذر الشديد بشأن الشخص الذي تختاره ليكون بمثابة مرجع لك والطريقة التي تقترب منه لطلب ذلك.

يمكنك أن تفكر في المعلمين الذين تميزت معهم أو كان لديك اتصال كبير بهم، بحيث عندما تتصل بهم وتخبرهم أنك أنت، يمكنهم تذكرك بسهولة أكبر.  

أنصحك  قبل أن تطلب أي شيء أن تجري بعض الاتصالات الأولية لاستئناف العلاقة  . يمكنك تحقيق ذلك من خلال بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية أو حتى زيارة شخصية لإطلاع الشخص على ما قمت به خلال الفترة التي مرت، وإخباره بخططك لمواصلة دراستك والسؤال عن رأيه.

نصائح التنسيق لرسالة توصية المنح الدراسية

يتوافق مع الإرشادات التي يُطلب منك:  على سبيل المثال، في بعض الحالات قد تطلب منك المؤسسة أن يكون خطاب التوصية بتنسيق محدد مسبقًا، وأن يكون مكتوبًا من قبل أشخاص محددين و/أو يتم إرساله بطريقة ظرف مغلق. إذا كان الأمر كذلك، فاتبع هذه التعليمات لأنها متطلبات التقديم التي، إذا لم يتم استيفائها، يمكن أن تعني استبعادك الفوري. 

اللغة:  إذا كان البرنامج مخصصًا للغة الإنجليزية، فمن المثالي أن يكون مكتوبًا بتلك اللغة وأن يتمكن الشخص الذي يعمل كمرجع من الإجابة على الأسئلة بتلك اللغة. ومع ذلك، ليس من الضروري أن يتم التعامل معها بهذه الطريقة لأنه يمكنك إرفاق ترجمة رسمية لخطاب التوصية الخاص بك.

الحجم:  يوصى بأن يكون خطاب التوصية بين 1 صفحة كحد أقصى و1.5 صفحة بتنسيق Times New Roman  أو Arial أو Calibri  بحجم 12 وبمسافات وهوامش عادية. بهذه الطريقة تتأكد من أنها ملموسة ولكنها وصفية بدرجة كافية.      

الترويسة:  من الناحية المثالية، يجب أن تكون الرسالة مكتوبة على ترويسة المؤسسة التي ينتمي إليها المعلم أو المنظمة التي يعمل فيها رئيسك. وهذا يعطي الوثيقة المزيد من الشكليات وبالتالي المزيد من الثقة.

معلومات الاتصال:  يجب أن تتضمن الرسالة بوضوح الهاتف والعنوان البريدي والبريد الإلكتروني للشخص الذي يوصيك. وبهذه الطريقة، تُتاح للمؤسسة المُقيِّمة الفرصة للاتصال بالشخص الذي يوصيك بالتحقق من المعلومات.

نموذج خطاب التوصية

إلى من يهمه الأمر:

يسعدني أن أوصي بشدة بـ [اسم مقدم الطلب] لـ [المنصب الذي يحمل اسم الشركة أو القبول في اسم المؤسسة].

أنا [اسمك]، [منصبك] في [المؤسسة أو الشركة]. لدي [عدد] سنوات من الخبرة في العمل في [صناعتك أو تركيزك الأكاديمي] وقد رأيت العديد من المهنيين الشباب يأتون ويذهبون. [اسم مقدم الطلب] هو فرد عملت معه وتميز بشكل فريد.

خلال الوقت الذي قضيناه معًا، أظهر [اسم مقدم الطلب] مواهبًا رائعة في [المهارة، والسمات، والخبرة، والطبقة، وما إلى ذلك]. عندما التقينا لأول مرة، أعجبت على الفور بـ [اسم مقدم الطلب]، ولكن خلال الوقت الذي عملنا فيه معًا، نما فهمها لـ [الموضوع الرئيسي] بشكل أكبر بكثير من فهم أقرانها.

[أدخل قصة شخصية توضح المهارات الأساسية والسمات والخبرة].

ومع ذلك، ليست مهاراتها الفنية فقط هي التي تثير إعجابي. كان من دواعي سروري العمل مع [اسم مقدم الطلب] بسبب موقفها الإيجابي المذهل و[سماتها الإيجابية]. كانت [سماتها الإيجابية] و[سماتها الإيجابية] ضرورية أيضًا وتم تقديرها ليس فقط من قبلي، ولكن من قبل أقرانها، الذين اعتمدوا عليها غالبًا لإنجاز المهمة.

أنا واثق تمامًا من أن [اسم مقدم الطلب] سيكون مناسبًا تمامًا لـ [المؤسسة/الشركة] الخاصة بك. فهي لن تقدم فقط نوع المهارات والخبرات التي تبحث عنها في مقدم الطلب، ولكنها ستصبح أيضًا سريعًا أحد الأصول وتساعد [مؤسستك/شركتك] على النمو بأي طريقة ممكنة.

إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات أو أمثلة محددة، فلا تتردد في الاتصال بي على [معلومات الاتصال]. نظرًا لأن خطاب التوصية من المحتمل أن يقدم فقط لمحة سريعة عن مواهبها وإنجازاتها، سأكون سعيدًا بمزيد من التفاصيل حول الوقت الذي قضيته في العمل معها.

مع خالص التقدير،

[اسمك وشركتك والمسمى الوظيفي]

مثال على رسالة التوصية

17 مارس 2021

برنامج علماء الكلية

جامعة تينيسي

123 طريق الأعمال.

المدينة التجارية، نيويورك 54321

إلى من يهمه الأمر:

أوصي بحماس كبير بإدراج جو بلوم في برنامج College Scholars في جامعة تينيسي.

كنت مدرسًا لجو لعدة فصول للغة الإنجليزية خلال السنوات الأربع التي قضاها في مدرسة موريستاون هامبلن الثانوية، بما في ذلك AP English في سنته الأولى. في فصولنا، أظهر جو مستوى من الإبداع والذكاء والفكر التحليلي وهو أمر نادر جدًا بين طلاب المدارس الثانوية.

تعتبر مهاراته في الكتابة والبحث استثنائية حقًا - بالنسبة لمشروع مقالته الرئيسي في AP English، قام بالبحث وكتب دراسة رائعة عن الصور المرئية في أعمال إدغار آلان بو.

إن ذكاء جو واسع النطاق لدرجة أنه سيشعر بالملل من معظم دورات الفنون الليبرالية على مستوى الطلاب الجدد والطلاب الثانيين. وهو على استعداد لتولي الواجبات الدراسية في القسم الأعلى والتفوق فيها، ويمتلك الدافع الذاتي لإنشاء وتنفيذ دورة مستقلة لدراسة مرتبة الشرف بنجاح.

تكتمل نقاط قوة جو الأكاديمية بمهاراته القيادية الواضحة - فقد كان عازف الطبول في فرقتنا لمدة عامين وعمل نائبًا لرئيس مجلس الطلاب ومحررًا للكتاب السنوي للمدرسة الثانوية. وهو أيضًا نشط جدًا في كنيسته وفي تحالف طلاب سييرا.

يرجى إعلامي إذا كان بإمكاني تقديم أي معلومات إضافية لتعزيز ترشيح جو لبرنامج College Scholars.

لديه شرارة خاصة جدًا، وأنا على ثقة من أنه سيقطع شوطًا طويلاً في جعل عالمنا مكانًا أفضل.

بإخلاص،

جين إيفانز (نسخة مطبوعة للتوقيع)

جين إيفانز